Kuntien sähköinen asiointi

Sähköiset palvelut lisäävät kansalaisten, yritysten ja yhteisöjen mahdollisuuksia käyttää julkisia palveluja ajasta ja paikasta riippumatta. Sähköinen asiointi on yleensä helpoin ja nopein tapa hoitaa viranomaisasioita. Kun sähköisten palvelujen käyttö lisääntyy, julkinen palvelutuotanto tehostuu ja yhteisiä verovaroja säästyy. Lähtökohtana on, että julkisen hallinnon sähköiset palvelut ovat toimivia, helppokäyttöisiä ja turvallisia. - Valtiovarainministeriö nettisivullaan vuonna 2016.

Kuntahakemus.fi vastaa tähän tarpeeseen. Moderni tiedonkeruun ja ja jakamisen työkalu hyödyntää älykästä digitaalista toimintamallia, jossa kunnan perinteiset sähköiset lomakkeet on uudistettu.

Tietoja kerrytetään ja kerätään. Yhteenvedot näytetään tilastoina ja raportointisivuina niille, jotka tietoa tarvitsevat. Kunta saa reaaliaikaista tietoa (tilannekatsaus) ja tietoa pidempiaikaiseen seurantaan (edistyminen, vertailu, poikkeamat), joka perustuu kunnan digitaaliseen toimintamalliin.

Yhdenmukaisesti kootuilla tiedoilla onnistuu laadukas analyysi. Koska tieto on ajantasaista, kunta voi kohdentaa resurssit ennakoiden ja vaikuttavasti. Tiedoista on hyötyä valtiolle ja asiakkaille itselleen. Tuorein esimerkki on terveystietojen toissijaisesta käytöstä, johon liittyen Suomessa valmistellaan lakiuudistusta.


Siirtymävaihe digitaalisiin palveluihin meneillään


Verkkolomakkeiden uudistus älykkääksi ratkaisuksi

Kuntahakemus.fi on enemmän kuin sähköinen lomake tai sähköinen hakemus! Taustalle on yhdistettävissä älyä, jolla järjestelmä ymmärtää, millaisesta sisällöstä on kyse, kun tiedot annetaan. Lue lisää kunnan lomakkeista.

Palveluna toimitettava järjestelmä osaa myös päätellä, kenelle tiedot kootaan automaattisiksi raporteiksi ja tuloskorteiksi. Lue lisää kunnan raporteista.

Kun kunnan tietomalli on rakennettu järkevästi, erilaisten lomakkeiden täyttövaiheen kentistä saadaan esitäytettyjä. Tiedon yhdistelyyn ja raportteihin auttaa, kun data on valmiiksi rakenteistettu niin, että siitä pystytään yhdistämään tarvittavat tiedot.

Tietoihin voidaan liittää automaattisia toiminnallisuuksia (esim hälytykset määräajoista) ja tietoja kootaan automaattisesti tärkeimpiin yhteyksiin (esim. palveluittain, asiakkaan mukaan, käsittelijän mukaan).

Jos olet kiinnostunut enemmän digitalisaation käytännön eduista ja hyödyistä, tutustu digitaalisaation edut-osioon. Kokosimme lyhyen listan.


HUOM! Tässä taloustilanteessa ei kannata hukata aikaa turhiin rutiineihin, jotka ohjelmisto voi laskea ja yhdistellä puolestasi.

Kunnan verkkosivulta tulostettava lomake, joka täytetään ehkä sähköisesti, mutta syötetään myöhemmin käsin hallinnon tai palvelutuotannon hyödynnettäväksi, on tehoton ja vanhanaikainen tapa hallita tietoa. Kunnan kannattaa uudistaa tällaiset lomakkeet välittömästi.

Lomakkeesta voidaan silti tarjota kaunis, tulostettavissa ja tallennettavissa oleva sivu tai tiedosto asiakkaan käyttöön. Tulostusta ei vain enää käytetä tiedon siirtämiseksi järjestelmäksi toiseen.

Pdf-tiedostot, word-tiedostot, rtf-tiedostot ovat tulostettavana lomakkeena jäämässä historiaan, koska kunnissa halutaan saavuttaa kustannussäästöjä. Myös excel-tiedostot tulisi arvioida kriittisesti, saavutetaanko niillä tarvittava tehokkuus.


Digitaalinen palvelu nettiyhteyden yli missä tahansa, mutta ei aina milloin tahansa.

Kunnan asukkaalle, yritykselle tai yhteisölle digitaalinen palvelu tarkoittaa, että sähköinen asiointi onnistuu kunnan kanssa verkkoyhteydellä varustetulla tietokoneella tai mobiilisti. Kunnat tarjoavat myös asiakaspäätteitä esimerkiksi kirjastoissa, virastojen auloissa ja niin sanotuissa yhteispalvelupisteissä.

Digitaalinen palvelu voi olla saatavilla missä tahansa, kunhan verkkoyhteys toimii. Saatavuutta kannattaa rajata virka-aikaan niissä palveluissa, joissa palvelu edellyttää myös kunnan henkilön osallistumista. Käyttäjä voi mahdollisesti hoitaa jo oman osuutensa silti siihen vuorokauden aikaan ja ajankohtaan kuin hänelle itselleen parhaiten sopii. Itsepalvelu-työkaluissa saatavuus tarjotaan yleensä 24/7.

Saatavuutta rajataan tapauksissa, joissa verkossa tehtävälle anomukselle, pyynnölle, hakemukselle tai muulle toimitettavalle tietosisällölle on annettu määräaika (alkaen / päättyen päivämäärä ja kellonaika), mihin saakka ja joskus myös mistä alkaen tietoja otetaan vastaan. Tällaisia ovat esimerkiksi erilaiset avustukset, joissa hakemus on oltava perillä määräaikaan mennessä sekä vastaukset kunnan tarjouspyyntöihin tai tietopyyntöihin. Myös kyselyissä ja erilaisissa ilmoittautumisissa on useimmiten päättymisajankohta.


Kunnan digitaalisessa palvelussa tietojen jakaminen tiedot antaneelle ja muille tietoja tarvitseville.

Kuntahakemus.fi-palvelussa tietojen täyttäjälle voidaan antaa aktiivisempi rooli kuin pelkkä tiedon tallennus ja välitys, jos kunta niin haluaa (maksullinen lisäpalvelu). Silloin yhteenvedot ja raportit on koottu läpinäkyvästi myös henkilölle itselleen. Käyttäjä saa halutessaan

  • käydä katsomassa, mitä hänestä on kerätty ja miksi.
  • täydentää tietoja myöhemmin, jos tiedon status / tila sen sallii.
  • palata tallennettuihin tietoihin uudelleen.
  • kutsua mukaan muita samaan näkymään, jolloin lupa omien tietojen jakamiseen hoituu samalla.
  • jakaa tietonsa kunnan järjestelmästä toiseen järjestelmään (avoin data henkilön omalla päätöksellä)
  • valita uusia palveluja tai palvelun osia, joissa osa tiedoista voidaan esitäyttää tai toimittaa perustuen jo tiedossa olevaan dataan, joka on kerätty käyttäjältä itseltään, kunnan palvelutuotannosta ja päätöksenteosta, rajapintojen ja integraatioiden avulla ulkopuolisista palveluista jne.

Kysy lisää myynnistä.


Rakenteinen data mahdollistaa uuden ajan palvelut ja automaattiset raportit.

Kunnan tietomallin ja kansallisesti jakokelpoisten sisältöjen onnistumiseksi on todella tärkeää huomata, että sähköistä sisältöä on syytä käsitellä muutenkin kuin yksittäisinä asiakirjoina (esim. tiedosto, sivu) tai yksittäisinä viesteinä (esim. sähköposti).

Laki sähköisestä asioinnista käsittelee asioita ylemmällä tasolla keskittyen tiedonsiirtomenetelmään ja asiakirjaan. Lähimpänä ajatusta rakenteisesta datasta on laissa mainittu sähköinen viesti. Ainakin Tietoyhteiskuntakaari määrittelee sähköisen viestin tiedoksi, jota välitetään tai jaetaan sähköisesti.

Laki sähköisestä asioinnista (Finlex 13/2003) määrittelee 4 §:ssä seuraavasti:

  1. sähköinen tiedonsiirtomenetelmä tarkoittaa esimerkiksi sähköistä lomaketta, sähköpostia tai käyttöoikeutta sähköiseen tietojärjestelmään ja
  2. sähköinen viesti on sähköisellä tiedonsiirtomenetelmällä lähetettyä informaatiota, joka on tarvittaessa tallennettavissa kirjalliseen muotoon.
  3. sähköinen asiakirja on sähköinen viesti, joka liittyy asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksiantoon.

Kuntahakemus.fi pilkkoo digitaalisen tiedon osiin niin, että tiedon eri osia voidaan käyttää hyödyksi mahdollisimman monessa yhteydessä. Pilkkomisen lisäksi järjestelmä kokoaa digitaaliseen palveluun tarvittavat yhteisnäkymät ja linkittää sisältöjä toisiinsa. Tietojen valinta- ja syöttövaihe pysyy silti helppona. Samaa ideaa on onnistuneesti käytetty tuoteperheen KuntaCRM-palvelussa, joka perustuu suomalaiseen avainlipputuotteeseen (Gemilo Kumppanuuksien hallinta).


Varmista älykäs digitaalinen palvelu tilaamalla rajapinnat ja integraatiot.

Suomessa toimii kaikkien suomalaisten yhteinen asiointipalvelu: valtakunnallinen Suomi.fi. Se sisältää kansalaiselle keskeisiä valtionhallinnon virastojen asiointipalveluita ja lomakkeita. Kuntahakemus.fi on kaupallinen toimija, joka täydentää Suomi.fi-palvelua. Palvelusta on saatavissa tarvittaessa rajapinnat Suomi.fi-palveluun tiedon kokoamiseksi myös valtakunnallisella tasolla.

Jokaisella kunnalla on omat järjestelmät, joihin tiedon tulee liikkua, joista tietoa voidaan koota ja joihin tieto arkistoidaan. Kuntahakemus.fin toimittaja sitoutuu toimittamaan rajapinnan, jonka yli tietoja voidaan tarvittaessa siirtää myös muihin järjestelmiin (maksullinen työ) ja palvelun päättyessä kaikki tieto toimitetaan koneluettavassa muodossa tilaajalle (maksullinen lisätyö). Järjestelmään saa myös tuotua tietoa muista järjestelmistä (maksullinen lisätyö).